Fünf Tipps für die tägliche Arbeit mit Word

Die meisten PC-Anwender nutzen nur einen kleinen Teil der Softwarefunktionen

Mit den folgenden fünf Funktionen der Textverarbeitungssoftware Microsoft Word® können Sie in Ihrem Unternehmen Zeit und Geld sparen:

1. Entwerfen und erstellen Sie den Briefkopf Ihres Unternehmens mit einer Vielzahl kostenloser Cliparts.

Jedes Unternehmen braucht einen offiziellen Briefkopf. Dafür müssen Sie kein Geld ausgeben. Sie können den Briefkopf ganz einfach in Microsoft Word erstellen und speichern, so dass Sie ihn jederzeit verwenden können.
Ein Briefkopf muss nicht aufwendig gestaltet sein. Meist reicht der Firmenname, die Adresse und die Telefonnummer aus. Word bietet eine breite Palette an Schriftarten mit unterschiedlichen Schriftgrößen.
Wenn Sie auch Grafiken im Briefkopf verwenden möchten, können Sie zum Beispiel Ihr Firmenlogo einscannen und in den Briefkopf einfügen. Es gibt aber auch noch eine andere Möglichkeit:
Microsoft verfügt über eine große Sammlung von kostenlosen Cliparts. Möchten Sie beispielsweise in Ihrer Grafik eine Blume verwenden, haben Sie die Wahl zwischen mehr als 1.000 passenden Designs. Alle Benutzer mit einer registrierten Version von Word können auf die Clipart-Datenbank zugreifen. Sie finden die Datenbank in der Microsoft Office® Design-Galerie.
Microsoft stellt außerdem kostenlose Vorlagen für Briefe, Etiketten und Formulare zur Verfügung. Diese finden Sie in der Vorlagengalerie (Die meisten davon sind mit Word kompatibel, einige benötigen jedoch andere Anwendungen. So erfordern die Vorlagen fürs Projektmanagement beispielsweise Microsoft Project® 2000 oder höher.)

2. Schicken Sie einen Brief an mehrere Empfänger, ohne jeden Brief extra adressieren zu müssen.

Sicherlich schreiben Sie ab und zu beispielsweise im Rahmen einer Marketingmaßnahme alle Ihre Kunden gleichzeitig an. Oder Sie müssen jeden Geschäftspartner darüber informieren, dass sich die Belegschaft Ihrer Firma ändern wird. Das klingt aufwendig, doch Word nimmt Ihnen mit der Funktion „Serienbriefe" die Arbeit ab.
Dazu benötigt Word nur eine Tabelle mit den Namen und Adressen. Die Tabelle kann in Word, Microsoft Access® oder sogar in Microsoft Outlook® erstellt werden. All diese Anwendungen gehören zur Microsoft Office-Produktfamilie.
Wenn Sie eine Datenbank verwenden möchten, ist Access die beste Möglichkeit. Allerdings ist Excel® (ebenfalls Teil von Microsoft Office) in der Anwendung noch ein bisschen einfacher. In diesem Text werden die Arbeitsschritte ausschließlich für Excel beschrieben, doch Sie können ebenso eine Vielzahl anderer Programme nutzen, um Serienbriefe zu erstellen.
Beginnen Sie mit dem Brief: Hier sollten Sie Platz frei lassen für die Adresse des Empfängers und für die Anrede.
Um die Liste mit den Empfängerdaten zu erstellen, benötigen Sie neben den Namen und Adressen der Empfänger auch noch eine Spalte für die Anrede. Wenn zum Beispiel der Empfänger Dr. Oliver Müller ein guter Bekannter ist, bevorzugen Sie möglicherweise die Grußformel „Lieber Oliver". Sollte Ihre Beziehung zu ihm formeller sein, wäre die Anrede „Lieber Dr. Müller" besser. Der Name in der Anredespalte wäre also entweder „Oliver" oder „Dr. Müller".
Öffnen Sie nun den Brief. Klicken Sie auf Extras > Briefe und Sendungen > Serienbriefe. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten rechts auf dem Bildschirm. Um die Empfänger auszuwählen, müssen Sie Ihre Kontaktliste suchen, die Sie in Excel, Outlook oder einem Datenbankprogramm erstellt haben.
Die Funktion „Serienbriefe" ist nicht nur für Briefe gedacht, sondern Sie können damit auch Briefumschläge adressieren und Etiketten erstellen. Das spart Zeit und schont die Nerven.

3. Fügen Sie ins Dokument ein Wasserzeichen ein, damit die Leser wissen, dass es sich um einen Entwurf handelt.

Wenn Sie an einen Ihrer Mitarbeiter einen Dokumententwurf schicken, sollte das Schriftstück nicht mit dem endgültigen Dokument verwechselt werden können. Um hier Verwechslungen zu vermeiden, ist es sinnvoll, ein Wasserzeichen, zum Beispiel mit dem Text „Entwurf", „Vertraulich" oder „Beispiel", einzufügen.
Ein Wasserzeichen ist deutlich auf dem Dokument sichtbar, schränkt jedoch nicht die Lesbarkeit des Textes ein. Sie können das Zeichen sogar in unterschiedlichen Farben erstellen.
Sie können auch ein Bild als Wasserzeichen verwenden, beispielsweise die Zeichnung oder das Foto einer Blume, die dann auf jedem Ausdruck erscheint.
Zum Einfügen eines Wasserzeichens klicken Sie auf Format > Hintergrund > Gedrucktes Wasserzeichen. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen, und klicken Sie auf „OK". Wenn Sie ein Wasserzeichen regelmäßig verwenden möchten, können Sie eine Vorlage erstellen (siehe oben unter 1.)
Denken Sie jedoch daran, dass Sie das Dokument nicht optisch überladen. Weniger ist mehr. Wenn sich die Leser zu sehr anstrengen müssen, um den eigentlichen Text über dem Wasserzeichen zu entziffern, lesen sie möglicherweise gar nicht erst weiter. Wählen Sie deshalb besser die Einstellungen „Halbtransparent" oder „Auswaschen".

4. Bleiben Sie auf dem Laufenden über Änderungen, die an einem Dokument vorgenommen werden.

Wenn zum Beispiel ein Verkaufsplan oder ein anderes Dokument an Sie zurückgeht, ist nicht immer sofort zu sehen, ob und was geändert worden ist. Dank Word können Sie sich hier jedoch einfach einen Überblick verschaffen.
Wenn Sie Word 2002/2003 einsetzen, gehen Sie folgendermaßen vor: Öffnen Sie zunächst das neuere Dokument. Klicken Sie auf Extras > Dokumente vergleichen und zusammenführen. Suchen Sie das ursprüngliche Word-Dokument. Klicken Sie einmal darauf, um es zu markieren. Öffnen Sie unten rechts das Drop-down-Menü, und wählen Sie „In aktives Dokument zusammenführen".
Bei Word 97/2000 klicken Sie auf „Extras" und anschließend auf „Änderungen verfolgen". Gehen Sie auf „Dokumente vergleichen", suchen Sie das ursprüngliche Dokument, und klicken Sie einmal darauf, um es zu markieren. Gehen Sie auf „Öffnen".
Manchmal kann es vorkommen, dass Sie die früheren Versionen eines Dokuments nochmals benötigen.
In Word geht das ganz einfach: Klicken Sie auf Datei > Version. Wählen Sie „Version automatisch speichern". Jedes Mal, wenn Sie nun das Dokument schließen, wird die aktuelle Version gespeichert.
Wenn Sie sich eine frühere Version anschauen möchten, klicken Sie erneut auf Datei > Version. Im entsprechenden Feld werden alle Versionen aufgelistet. Die neueste Version befindet sich oben. Markieren Sie die gewünschte Version, und klicken Sie auf „Öffnen".
Um diese Funktion wieder auszuschalten, müssen Sie nur das Kontrollkästchen neben „Version automatisch speichern" deaktivieren. Sie können auch einzelne Versionen löschen. Markieren Sie dazu einfach die Versionen, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf „Löschen".

5. Verwenden Sie Tastenkombinationen.

Mit Tastenkombinationen können Sie Zeit sparen. Sie kennen bestimmt die Standardkombinationen Strg+C zum Kopieren, Strg+V zum Einfügen, Strg+Z für „Rückgängig", Strg+A für „Alles markieren" und Strg+P für Drucken. Es gibt darüber hinaus noch weitere Tastenkombinationen in Word, die ebenfalls sehr nützlich sein können. 
 
TastenkombinationenAktion
Alt + Strg + CCopyright Symbol
Alt + Strg + PunktAuslassungspunkte
Alt + Strg + RSymbole für eingetragene Marke
Alt + Strg + TSymbole für Marke
Strg + BAbschnitt linksbündig
Strg + EAbschnitt zentrieren
Strg + EndeZum Ende des Dokuments springen
Strg + EingabeSeitenwechsel einfügen
Strg + FDialogfeld "Suchen" öffnen
Strg + GZu Seite, Lesezeichen, Fußnote, Tabelle, Kommentar, Grafik oder andere Stelle Wechseln
Strg + HDialogfeld "Ersetzen" öffnen
Strg + Pos 1Zum Anfang des Dokuments springen
Strg + Umschalt + KText kursiv
Strg + NNeues Dokument erstellen
Strg + SDokument speichern
Strg + Umschalt + FText fett
Strg + Umschalt + PSchriftgröße ändern
Strg + Umschalt + UText unterstreichen
Strg + WDokument schließen
Strg + YLetzte Aktion wiederholen
EscAssistent oder Hinweisfeld schließen
Umschalt + F3Groß-/Kleinschreibung ändern
TabulatorZwischen Zellen einer Tabelle wechseln

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