E-Mail und Kontakte automatisch sichern

Dieser Artikel bezieht sich auf Microsofts Add-In Sicherung für Persönliche Ordner [pfbackup.exe] für Microsoft Outlook 2010 und beschreibt Schritt für Schritt, wie alle in Microsoft Outlook 2010 erstellten Daten - wie zum Beispiel E-Mails, Nachrichten, Kontakte, Termine, Aufgaben, Notizen sowie die Journaleinträge - automatisch per Outlook Add-In gesichert werden können.

Microsofts Add-In Outlook-Sicherung für Persönliche Ordner lässt sich auch unter Microsoft Outlook 2000, Microsoft Outlook 2002, Microsoft Office Outlook 2003 sowie Microsoft Office Outlook 2007 installieren und verwenden. Damit können Sie beliebige Daten in Outlook schnell und bequem auf der Festplatte sichern. Nach der Sicherung Ihrer Daten können Sie die Kopien Ihrer Outlook-Daten auf austauschbaren Medien, z. B. CD oder DVD, speichern. Die Sicherungsdateien sind identische Kopien der Originaldateien und werden im selben Dateiformat gespeichert.

Hier beschäftige ich mich allerdings nur mit der Vorgehensweise wie dieses Add-in unter Microsoft Outlook 2010 32-Bit eingerichtet und konfiguriert werden kann, so dass man damit die Outlook 2010 PST-Datei sichern kann.
Das Add-In steht auf der folgenden Webseite zum Download zur Verfügung:·
Outlook-Sicherung für Persönliche Ordner - Installation
  • Schließen Sie Microsoft Outlook 2010.
  • Laden Sie das Outlook Add-In Sicherung für Persönliche Ordner herunter indem Sie auf den Download Link weiter oben klicken.
  • Um Setup zu starten, doppelklicken Sie auf die Programmdatei pfbackup.exe auf der Festplatte.
  • Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Installation abzuschließen.
  • Starten Sie Microsoft Outlook 2010.
Wenn Sie das Outlook Add-In Sicherung für Persönliche Ordner installieren, der Befehl Sicherungskopie jedoch in Microsoft Outlook 2010 unter Add-Ins nicht angezeigt wird, dann müßen Sie die Datei Outbak.dll neu Registrieren um dieses Problem zu beheben. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:
  • Klicken Sie auf Start, und klicken Sie dann auf Ausführen. Geben Sie in dem Dialogfeld Öffnen die folgenden Zeilen ein und dann Klicken Sie auf OK: Regsvr32 "%programfiles%\Microsoft Office\Office14\AddIns\outbak.dll"
Nach erfolgreichem Abschluss müssten Sie nun folgende Meldung erhalten:·

outlook_d

Somit wäre der erste Teil der Aufgabe erledigt. Weiter geht's...·

Ein weiteres Problem stellen die von Microsoft eingeführten Änderungen beim Herunterfahren von Add-Ins in Outlook 2010 dar:
Ab Outlook 2010 wird Add-Ins nicht mehr von Outlook signalisiert, dass die Anwendung heruntergefahren wird. Das heißt, beim schnellen Herunterfahren werden die Methoden OnBeginShutdown und OnDisconnection der IDTExtensibility2-Schnittstelle nicht mehr aufgerufen. Entsprechend wird von einem Outlook-Add-In, das mit Microsoft Visual Studio-Tools für Office geschrieben wurde, beim Herunterfahren von Outlook nicht mehr die ThisAddin_Shutdown-Methode aufgerufen.

Dieses Verhalten führt dazu dass das pfbackup.exe Dialog zum Sichern der Outlook PST-Datei nicht mehr erscheint. Um den neuen Mechanismus für das Herunterfahren so zu ändern, dass dieser dem von Outlook 2007 verwendeten entspricht, ist ein Eingriff in die Windows-Registry notwendig.

Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor: 
  • Alle Office 2010 Anwendungen, vor allem Outlook 2010 beenden >
  • Start >
  • Ausführen >
  • Regedit Eingeben >
  • OK Klicken ...
Suchen Sie den folgenden Schlüssel bzw. Ordner:

HKEY_CURRENT_USER ->
Software -> Microsoft ->
Office ->
Outlook ->
Addins ->
Microsoft.OutlookBackup.1


HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Outlook\Addins\Microsoft.OutlookBackup.
  • Jetzt mit der rechten Maustaste auf eine freie Fläche klicken >
  • Neu >
  • DWORD-Wert (32-Bit) >
  • Neuer Wert #1 auf RequireShutdownNotification umbenennen >
  • Doppelklick auf RequireShutdownNotification >
  • Den Wert 0 auf 1 ändern...und auf OK klicken.
Beenden Sie Registrierungseditor. Somit wäre auch der zweite teil ihre Aufgabe erledigt. Weiter geht es mit der eigentlichen Aufgabe...

·1.2 Outlook-Sicherung für Persönliche Ordner - Verwendung

outlook_e
  • Starten Sie nun Microsoft Outlook 2010 >
  • Klicken Sie im Menü auf Add-Ins >
  • Klicken Sie im Menü auf Sicherungskopie >
  • Klicken Sie auf Sicherungskopie speichern >
  • Das war's...
Outlook-Sicherung für Persönliche Ordner - Beschreibung··
  • Sicherungskopien der folgenden PST-Dateien speichern -> Listet die PST-Dateien auf, die in der Datensicherung enthalten sind. Aktivieren Sie in der Liste Sicherungskopie der aufgelisteten PST-Dateien die Kontrollkästchen der einzelnen PST-Dateien, die Sie sichern möchten. Ändern Sie den angezeigten Dateinamen der PST-Datei, oder wählen Sie einen anderen Ordner aus. Klicken Sie auf Durchsuchen, navigieren Sie zu dem gewünschten Verzeichnis, und klicken Sie auf Öffnen. Die Originaldaten werden nicht verschoben oder verändert.
  • Zuletzt gesichert -> Gibt das Datum sowie die Uhrzeit der letzten Datensicherung an.
  • Über die Schaltfläche Sicherungskopie speichern -> können Sie die aufgelisteten PST-Dateien speichern.
  • Über die Schaltfläche Sicherungskopie öffnen... -> können Sie kürzlich erstellte Sicherungsdateien öffnen.
  • Über die Schaltfläche Optionen -> können Sie Erinnerungen für die Sicherung einrichten und festlegen, welche Persönlichen Ordner gesichert werden sollen und wo die Sicherungsdatei gespeichert werden soll.
outlook_g

Wenn Sie von Microsoft Outlook 2010 automatisch an die Sicherung der PST-Dateien erinnert werden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mich daran erinnern, alle x Tage eine Sicherungskopie zu erstellen, und geben Sie dann eine Anzahl von Tagen zwischen 1 und 999 ein.·

Sicherungskopie einer Outlook PST-Datei öffnen
  • Klicken Sie im Menü Datei auf Sicherungskopie.
  • Klicken Sie auf Sicherungskopie öffnen.
  • Klicken Sie auf die zu öffnende PST-Datei und anschließend auf Öffnen.
Speicherorts für Sicherungskopien von PST-Dateien ändern
  • Klicken Sie im Menü Datei auf Sicherungskopie.
  • Klicken Sie auf Optionen.
  • Klicken Sie in der Liste Sicherungskopie dieser PST-Dateien erstellen auf die Datei, deren Sicherungsdatei an einem anderen Ort gespeichert werden soll. Ändern Sie anschließend den Speicherort im Feld Sicherungskopie der oben ausgewählten Datei speichern unter:.
  • Klicken Sie auf OK.
  • Klicken Sie auf Sicherungskopie speichern.
Sicherungsstatus von persönlichen Ordnern anzeigen
  • Klicken Sie im Menü Datei auf Sicherungskopie. Im Dialogfeld Outlook-Sicherung für Persönliche Ordner werden die persönlichen Ordner aufgeführt, die demnächst gesichert werden sollen, sowie das Datum der letzten Sicherung.

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